ISO 9001:2026: Como se Preparar Antes de 16 de Setembro

A ISO 9001:2026 é publicada a 16 de setembro, pouco mais de uma semana a partir de agora. É a primeira revisão da norma de gestão da qualidade mais adotada no mundo desde 2015, e afeta uma base de mais de um milhão de organizações certificadas em cerca de 190 países. Vale a pena planear a transição antes de o texto sair, e não depois.

Porque é que a ISO 9001 é revista

As normas ISO não são documentos estáticos. Ao abrigo das Diretivas ISO/IEC que regem o desenvolvimento e a manutenção de todas as normas ISO, cada norma passa por uma revisão sistemática aproximadamente a cada cinco anos. O comité técnico responsável decide então se a confirma tal como está, a corrige, ou a revê integralmente. A ISO 9001 é mantida pelo ISO/TC 176/SC 2, o subcomité dedicado a sistemas de gestão da qualidade. A edição de 2015 já tinha sido revista e reconfirmada uma vez. Desta vez o trabalho do comité avançou para uma revisão integral, razão pela qual sai uma nova edição numerada (2026, e não uma simples correção à edição de 2015) a 16 deste mês.

Esse ritmo de revisão é relevante para efeitos de planeamento. A ISO 9001 já foi atualizada em 1987, 1994, 2000, 2008 e 2015, com intervalos de sete a treze anos entre edições. A edição de 2026 quebra esse padrão apenas ligeiramente, ao chegar onze anos depois de 2015, ainda dentro do ritmo histórico da norma e não como uma alteração súbita ou antecipada.

O que já se sabe

A revisão mantém a estrutura de alto nível do Anexo SL. É a numeração comum de cláusulas, a terminologia principal e a estrutura que as Diretivas ISO/IEC, Parte 1, exigem para todas as normas de sistemas de gestão publicadas pela ISO desde 2012. É a mesma estrutura que a ISO 27001, a ISO 14001, a ISO 45001 e dezenas de outras normas de sistemas de gestão já utilizam, precisamente para que as organizações com mais do que uma certificação possam operar um único sistema de gestão integrado, em vez de manterem sistemas separados e desligados entre si. Como a ISO 9001:2026 mantém essa estrutura, as organizações que já têm um sistema integrado não precisam de o reestruturar para acomodar a nova edição.

Dentro dessa estrutura inalterada, o trabalho público do comité, no período que antecedeu a publicação, tem apontado consistentemente para três áreas com requisitos mais exigentes:

• Pensamento baseado no risco. Presente desde a edição de 2015 como um input para o planeamento, deverá evoluir para um princípio de funcionamento que molda visivelmente as decisões do dia a dia, e não apenas um registo de riscos revisto uma vez por ano.
• Responsabilização da liderança. O envolvimento da gestão de topo já era exigido. A tendência é para uma ligação mais direta e demonstrável entre os objetivos da qualidade e a estratégia do negócio.
• Conhecimento organizacional. A forma como uma empresa capta, protege e reutiliza o know-how operacional está a receber mais atenção, respondendo à falha comum em que o conhecimento desaparece quando um colaborador experiente sai.

Estas são as direções para onde a norma está a evoluir, não uma lista confirmada cláusula a cláusula. O texto exato só fica definitivo quando a norma for efetivamente publicada a 16, e publicaremos a análise completa ao nível das cláusulas assim que isso acontecer.

Como deverá ser o período de transição

A própria ISO não define os prazos de transição da certificação. Esse é o papel do IAF (International Accreditation Forum), que emite um documento de transição obrigatório sempre que uma norma de sistema de gestão revista é publicada. Para a revisão de 2015, o Documento Obrigatório IAF MD 26:2017 definiu uma janela de transição de três anos a partir da publicação, e os certificados face à ISO 9001:2008 deixaram de ser válidos em setembro de 2018. Se a revisão de 2026 seguir o mesmo padrão que o IAF tem utilizado em revisões anteriores da ISO 9001 e da ISO 14001, é expectável um período de transição estruturado de forma semelhante, normalmente entre dois a três anos, publicado pouco depois da própria norma e não no primeiro dia. As organizações certificadas não perdem a certificação atual no momento em que a nova edição é publicada. É precisamente para evitar isso que o período de transição existe.

O que fazer agora

As organizações que lidam melhor com a revisão de uma norma são as que começam a mapear os seus controlos e documentação atuais antes de o prazo de transição estar marcado no calendário. Em concreto, isso significa:

1. Localizar o mapeamento atual de cláusulas da ISO 9001:2015. A maioria das organizações já o tem da sua última auditoria de certificação.
2. Acompanhar a publicação do documento de transição. Assim que o IAF (ou o seu organismo de acreditação) publicar o regime de transição, o prazo real para o seu certificado passa a ser uma data conhecida, e não uma estimativa.
3. Assinalar as três áreas com maior probabilidade de impacto. Decisões baseadas em risco, ligação entre liderança e estratégia, e gestão do conhecimento são os primeiros pontos a verificar na sua documentação assim que as cláusulas finais forem conhecidas.

Se acompanha a ISO 9001 na Norma, esta é uma boa semana para rever o que já tem implementado, para que o mapeamento de lacunas seja rápido assim que o texto final das cláusulas estiver disponível. Publicaremos a análise completa do que mudou assim que a norma for oficial.

Fontes

• ISO: o organismo responsável pela publicação da ISO 9001 e pela manutenção das Diretivas ISO/IEC que regem o seu processo de revisão.
• IAF, International Accreditation Forum: emite os documentos obrigatórios de transição, como o MD 26 para a revisão de 2015, que definem os prazos de transição da certificação após a revisão de uma norma.
• ISO/TC 176/SC 2: o subcomité da ISO responsável pelas normas de sistemas de gestão da qualidade, incluindo a ISO 9001.